9 Cách đặt mua quà tặng doanh nghiệp tiết kiệm, tối ưu chi phí

Chọn quà tặng doanh nghiệp tưởng chừng đơn giản nhưng lại là một bài toán ngân sách không nhỏ, đặc biệt với những đơn hàng số lượng lớn. Làm sao để món quà vừa sang trọng, chỉn chu mà vẫn không làm đội chi phí lên quá cao?

Bí quyết nằm ở cách bạn tối ưu từng khâu – từ lựa chọn nhà cung cấp, cấu trúc quà tặng đến kiểm soát danh sách người nhận. Bài viết này sẽ giúp bạn chủ động lên kế hoạch thông minh hơn, tối ưu chi phí hiệu quả mà không phải hy sinh chất lượng quà.

Bộ quà tặng doanh nghiệp Việt Nam vừa tinh tế vừa tiết kiệm chi phí (Ảnh: Mộc Truly Huế | CHUS)

9 cách tối ưu chi phí khi chọn quà tặng doanh nghiệp

Khi ngân sách là mối quan tâm hàng đầu, việc lựa chọn quà tặng doanh nghiệp cần được tiếp cận như một bài toán quản lý chi phí thông minh, thay vì chỉ là chọn quà "đẹp và đủ lễ". Dưới đây là những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp chọn được quà giá tốt, vừa tiết kiệm ngân sách, vừa giữ được sự chuyên nghiệp và thiện cảm trong mắt người nhận.

1. So sánh nhiều nhà cung cấp trước khi đặt hàng

Một trong những cách tối ưu chi phí hiệu quả nhất khi đặt quà tặng doanh nghiệp là đừng bao giờ chỉ làm việc với một đơn vị. Thay vào đó, hãy dành thời gian khảo sát từ 3 đến 5 nhà cung cấp khác nhau để có cái nhìn toàn cảnh về giá cả, điều kiện thanh toán, chi phí đi kèm và khả năng đáp ứng.

Với cùng một mẫu quà, chênh lệch giữa các bên có thể lên tới 15–20% nếu biết cách so sánh kỹ. 

Việc này không những giúp bạn chọn được mức giá hợp lý nhất, mà còn là cơ sở để thương lượng các ưu đãi khác. 

• Mức giá theo số lượng
• Chi phí phát sinh như in logo, đóng gói, vận chuyển
• Chính sách giao hàng, bảo hành và chiết khấu

So sánh báo giá giúp tiết kiệm chi phí mua quà tặng

2. Chủ động thương lượng chiết khấu và điều kiện thanh toán

Đừng coi bảng báo giá là cố định. Trong lĩnh vực quà tặng doanh nghiệp, gần như mọi con số đều có thể thương lượng – đặc biệt nếu bạn có lợi thế về số lượng đặt hoặc cam kết thanh toán rõ ràng. 

Những khoản giảm giá nhỏ trên từng phần quà có thể nhân lên thành con số lớn khi tổng đơn hàng lên đến vài trăm hoặc vài nghìn suất. Ngoài ra, việc thương lượng không chỉ nằm ở giá, mà còn ở việc được miễn phí vận chuyển, in ấn, hay được ưu tiên sản xuất sớm. Đây chính là cách thông minh để tối ưu chi phí mà không cần cắt giảm chất lượng.

Bạn có thể đề xuất chiết khấu cao hơn nếu:

• Đặt hàng số lượng lớn
• Thanh toán ngay hoặc thanh toán sớm
• Có kế hoạch đặt định kỳ nhiều đợt trong năm

3. Tinh chỉnh combo quà để kiểm soát chi phí mà vẫn giữ tính thẩm mỹ

Không phải combo nào cũng cần giữ nguyên. Một set quà tặng doanh nghiệp chỉ thực sự hợp lý khi vừa thể hiện được thiện chí của doanh nghiệp, vừa phù hợp với ngân sách được phê duyệt. 

Nếu thấy combo hiện tại vượt ngân sách, hãy mạnh dạn đề xuất thay đổi: 

• Bỏ bớt những món không cần thiết;
• Thay thế bằng phiên bản nhỏ hơn;
• Điều chỉnh bao bì đơn giản hơn. 

Gợi ý:

• Thay tinh dầu 100ml bằng bản mini 30ml
• Bỏ bánh đóng gói công nghiệp, thêm trà túi lọc thủ công
• Giữ hộp giấy thay vì đổi sang hộp gỗ để giảm giá thành

Điều chỉnh combo quà để cân bằng giữa ngân sách và tính thẩm mỹ

4. In logo một màu để giảm chi phí in ấn

In logo nhiều màu, in ép kim hoặc dập nổi sẽ làm tăng chi phí. Nếu không bắt buộc, bạn nên chọn in logo đơn sắc – vừa tinh tế, vừa tiết kiệm đáng kể chi phí in cho hộp quà, túi giấy, thiệp.

Những phần này tuy nhỏ, chỉ khác vài nghìn đồng, nhưng khi nhân số lượng lớn thành hàng trăm món quà doanh nghiệp thì bạn có thể tiết kiệm hàng triệu đến cả chục triệu.

Gợi ý:

• Bao bì in logo đơn sắc rẻ hơn in nhiều màu
• In thường rẻ hơn in nhũ (ép kim)
• In phẳng đơn giản rẻ hơn cán nổi hoặc dập chìmIn logo nhiều màu, in ép kim hoặc dập nổi sẽ làm tăng chi phí.

In logo nhiều màu, in ép kim hoặc dập nổi sẽ làm tăng chi phí

5. Đặt hàng sớm để tránh bị ép giá cao điểm

Thời điểm đặt hàng ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách – và đây là yếu tố thường bị xem nhẹ. Vào các mùa lễ Tết, Trung thu, cao điểm 20/11 hoặc cuối năm, giá nguyên liệu, nhân công và vận chuyển đều tăng. 

Nhà cung cấp cũng sẽ ưu tiên khách đã chốt sớm, còn khách đặt sát ngày dễ bị từ chối hoặc tính giá cao. Để tránh bị “ép giá phút cuối”, hãy chủ động lập kế hoạch và đặt hàng ít nhất 1-2 tháng trước dịp tặng quà. Đối với các dịp lễ lớn như Tết Nguyên Đán, có thể cần đặt hàng sớm trước 3 tháng! 

Việc này giúp bạn giữ giá gốc, có thời gian chỉnh sửa thiết kế, lựa chọn mẫu mã kỹ hơn – mà vẫn đảm bảo tiến độ toàn bộ dự án quà tặng doanh nghiệp.

6. Tận dụng nguồn lực nội bộ để đóng gói nếu có thể

Nếu doanh nghiệp có đội hành chính hoặc kho vận, hoàn toàn có thể cân nhắc phương án tự đóng gói quà. Thay vì đặt combo đóng sẵn với chi phí dịch vụ cao, bạn có thể đặt các sản phẩm rời từ nhiều nguồn rồi phối hợp gói tại công ty. 

Chỉ cần thiết kế tem nhãn riêng, thiệp cảm ơn, hoặc túi giấy đồng bộ – là bạn đã có món quà chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm. Đây là giải pháp cực kỳ hiệu quả để tối ưu chi phí khi ngân sách hạn chế, đặc biệt với doanh nghiệp đã quen xử lý hậu cần nội bộ.

Các phần có thể xử lý in-house:

• Đóng hộp, dán tem thương hiệu
• Gắn thiệp tay theo tên người nhận
• Gói túi giấy hoặc hộp giấy kraft theo màu nhận diện

7. Chuẩn hóa danh sách người nhận và phân nhóm ngân sách

Một chiến dịch tặng quà doanh nghiệp hiệu quả bắt đầu từ việc xác định rõ ai sẽ nhận – và nhận gì. Nhiều doanh nghiệp tốn thêm hàng triệu đồng vì đặt dư, thiếu, hoặc phát sinh đơn hàng nhỏ lẻ phút cuối với chi phí rất cao.

Giải pháp ở đây là: rà soát danh sách người nhận kỹ càng, phân nhóm từ đầu (khách VIP, khách phổ thông, nội bộ), rồi thiết lập ngân sách cho từng nhóm. Việc này không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn làm nổi bật sự chu đáo, tôn trọng từ phía doanh nghiệp đối với từng đối tượng được tặng.

8. Ưu tiên sản phẩm dễ vận chuyển, ít rủi ro khi giao hàng

Vận chuyển là một phần chi phí dễ bị bỏ qua nhưng có thể khiến tổng chi tăng mạnh – nhất là khi quà tặng doanh nghiệp cần gửi đi tỉnh hoặc giao về nhiều điểm lẻ. Những món đồ cồng kềnh, dễ vỡ hoặc nặng sẽ làm phát sinh chi phí đóng gói đặc biệt, phí giao hàng và cả chi phí xử lý nếu có lỗi. 

Vì vậy, từ bước chọn sản phẩm, bạn nên ưu tiên những món dễ đóng gói theo thùng chuẩn, không cần chống sốc, không quá nặng, dễ sắp xếp. Đây là cách gián tiếp nhưng hiệu quả để tối ưu chi phí logistics trong toàn bộ chiến dịch.

Nên ưu tiên:

• Hộp vuông, nhẹ, đóng vừa thùng carton tiêu chuẩn
• Sản phẩm có thể xếp chồng
• Không dùng vật liệu dễ vỡ (gốm, thủy tinh, sáp mềm...)

Chọn quà nhẹ, dễ xếp để giảm chi phí logistics

9. Chọn nhà cung cấp ở gần

Nhà cung cấp nội thành hoặc cùng khu vực sẽ giúp bạn tiết kiệm phí vận chuyển, giảm rủi ro giao hàng trễ và dễ hỗ trợ khi cần chỉnh sửa. Nếu có thể, hãy ưu tiên những đơn vị có thể gặp trực tiếp để trao đổi nhanh.

Lời kết

Tối ưu chi phí quà tặng doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc cắt giảm chất lượng hay làm qua loa. Ngược lại, đó là quá trình quản lý ngân sách một cách có chiến lược – biết chọn đúng, mua khéo và sắp xếp hợp lý. Với những yếu tố được chia sẻ ở trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo nên những món quà ý nghĩa, chỉn chu mà vẫn đảm bảo hiệu quả tài chính. Hãy luôn nhớ: món quà không cần đắt – chỉ cần chọn khéo là đủ ghi điểm.

Nếu bạn đang tìm quà tặng doanh nghiệp giá tốt, tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo sự chỉn chu, hãy tham khảo ngay tại Chus.vn:

• Hơn 250 nhà bán hàng uy tín, nhiều lựa chọn theo ngân sách
• Có thể kết hợp combo đa dạng giữa các nhà bán
• Chiết khấu tốt cho đơn đặt số lượng lớn, đơn doanh nghiệp
• Đội ngũ hỗ trợ tận tâm, tư vấn mẫu mã – gói quà – in ấn logo
• Quà tặng mang dấu ấn thủ công Việt, thân thiện môi trường
• Đặt sớm – nhận nhanh – kiểm soát tốt chi phí

Trải nghiệm mua quà doanh nghiệp dễ dàng, tiết kiệm và hiệu quả hơn bao giờ hết cùng Chus!